Es empfiehlt sich, eine erste „Marktforschung“ zu betreiben und mit der VN-Organisation zu beginnen, die mit höchster Wahrscheinlichkeit das angebotene Produkt nachfragt.
Bei den VN konkurrieren Unternehmen aus der ganzen Welt. Deshalb müssen Preise international wettbewerbsfähig sein.
Der Aufwand für die VN-Marktbearbeitung kann je nach Produkt oder Dienstleistung hoch sein. Registrierung, Kontakte in den jeweiligen Ländern und in den Zentralen sowie die Partnersuche vor Ort verursachen Kosten. Lieferungen und Leistungen an die VN erfolgen zum Teil in politisch und regional problematischen Gebieten. Der Aufwand für Transport und After Sales Service sollte nicht unterschätzt werden. Ein zentraler Ansprechpartner im Unternehmen für die VN erleichtert die Zusammenarbeit. Die wichtigste Sprache beim Umgang mit den VN ist Englisch.
Es ist zu empfehlen, Unternehmen und Produkte zunächst schriftlich und dann persönlich vorzustellen. Persönliche Kontakte zu den Beschaffern in der Zentrale der VN-Organisation und/oder in den lokalen Büros sind sehr wichtig, um mehr über zukünftige Beschaffungsmaßnahmen zu erfahren. Die Lieferantenregister enthalten zum Teil tausende von Firmennamen. Aus dieser Anonymität gilt es, auf eine „Shortlist“ zu gelangen. Teilweise berücksichtigen Beschaffer der Feldmissionen weniger die Lieferantenregister, sondern vorwiegend ihnen persönlich bekannte Anbieter. Allerdings wechseln die Einkäufer bei den VN häufig.
Die VN verfügen - auch aufgrund von Korruptionsfällen in der Vergangenheit - über strenge Compliance-Richtlinien. Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme bieten sich bei Veranstaltungen mit VN-Einkäufern über spezialisierte Ansprechpartner in den AHK-Büros in Kopenhagen, Mailand und New York (siehe Kontaktdaten unten), über die Deutschen Ständigen Vertretungen oder Botschaften.
Die VN setzen bei Geschäften auf Sicherheit. Deshalb sind Erfahrungen und Referenzen im Export beziehungsweise in den unterstützten Staaten Voraussetzung. Bei einfachen Produkten ist dieses Kriterium weniger wichtig.
Ausschreibungsbedingungen müssen strikt eingehalten werden. Falls nicht, wird das Angebot aussortiert. Es sollten keine Extras zu einem erhöhten Preis angeboten werden, sondern nur die technischen Anforderungen, die verlangt werden. Die VN verlangen Biet- und Erfüllungsgarantien.
Auf eine VN-Anfrage, ein Angebot zu unterbreiten, sollte immer geantwortet werden, auch wenn keine Beteiligung erfolgt. Nur so bleibt der Status als möglicher aktiver Lieferant/Dienstleister weiter bestehen.
Eine Möglichkeit, in VN-Projekten aktiv zu werden, ist als Unterauftragnehmer bei einem Unternehmen, welches erfolgreich VN-Aufträge akquiriert oder im Konsortium. Die VN veröffentlichen „Contract Awards“, die zur Identifikation bisher erfolgreicher Unternehmen dienen können.
Seit 2020 unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) bei der Geschäftsanbahnung mit den VN mit seinem Markterschließungsprogramm (MEP). Das Programm ermöglicht es deutschen kleinen und mittleren Unternehmen, das VN-Beschaffungswesen kennenzulernen und in Kontakt mit dem VN-Einkaufspersonal zu treten.
Einsteiger können von den Erfahrungen etablierter Unternehmen profitieren. Im Africa Business Guide berichtet die Lucas-Nülle GmbH von geberfinanzierten Aufträgen und ihren Erfahrungen mit den VN.
