Recht kompakt | USA | Steuerrecht
USA: Aufenthalt und Entsendung
Bei der Planung eines Arbeitseinsatzes in den Vereinigten Staaten von Amerika existieren verschiedene arbeitsrechtliche Gestaltungsmöglichkeiten. (Stand: 11.02.2025)
Von Jan Sebisch | Bonn
Entsendevertrag
Insofern ein deutsches Unternehmen einen Mitarbeiter in die USA entsenden möchte, kommen verschiedene Vertragsvarianten in Betracht. Eine einheitliche Handhabung gibt es hier nicht.
In der Regel bleibt bei kurzfristigen Aufenthalten von bis zu drei Monaten – zum Beispiel für eine Geschäftsreise oder für einen Montageeinsatz – das deutsche Arbeitsverhältnis unverändert bestehen. Bei langfristigen Auslandseinsätzen sind Änderungen hinsichtlich des Arbeitsverhältnisses notwendig: Eine weitverbreitete Variante ist der Abschluss einer Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag, diese wird häufig als Entsendevertrag bezeichnet. Dabei besteht der Arbeitsvertrag mit dem deutschen Arbeitgeber fort – lediglich ergänzt um eine zusätzliche Vereinbarung. Weiterhin besteht auch die Möglichkeit, dass es zum parallelen Abschluss eines (befristeten) Arbeitsvertrages mit der US-Tochtergesellschaft und einer Ruhensvereinbarung mit dem deutschen Arbeitgeber kommt. In der Ruhensvereinbarung wird unter anderem die Reintegration bei Rückkehr des Mitarbeiters geregelt. Angestellt ist der Mitarbeiter dann bei der US-Tochtergesellschaft.
Einreise- und Aufenthalt
Das Aufenthalts- und Einwanderungsrecht wird im Immigration and Nationality Act (Title 8 USC §§ 1101 ff.) geregelt. Zuständig für die Anwendung und Einhaltung des US-Einwanderungsrechts ist die Einwanderungsbehörde U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS), die dem U.S. Department of Homeland Security (DHS) untersteht.
Einreise ohne Visum
Deutsche Staatsangehörige sind im Rahmen des Programms zur Aufhebung der Visumspflicht (U.S. Visa Waiver Program) vom Visumszwang ausgenommen, wenn sie als Tourist oder Geschäftsreisender einreisen möchten. Die visumfreie Einreise erfordert eine vorherige Online-Registrierung (Electronic System for Travel Authorization - ESTA). Die ESTA-Registrierung sollte bis 72 Stunden vor Abflug erfolgen.
Aufenthalt
Bei einem Aufenthalt von mehr als 90 Tagen besteht Visumpflicht. Die Form des Aufenthaltsvisums (Kategorie B, L, H, E etc.) ist abhängig von der Person (Tourist, Geschäftsreisende, Fachpersonal, Händler:in, Investor:in, Journalist:in) und dem konkreten Aufenthaltsgrund des Antragstellers. Zuständige Behörden für die Erteilung eines Visums sind – je nach Visumstyp – die konsularische Abteilung der amerikanischen Botschaft in Berlin und die Generalkonsulate in Frankfurt und München. Einwanderungsvisa können nur beim Generalkonsulat in Frankfurt beantragt werden.
Für Montageaufenthalte in den USA empfehlen die Generalkonsulate grundsätzlich das B-1-Geschäftsreisevisum zu beantragen. Für Montagearbeiten und die Inbetriebnahme von aus Deutschland in die USA gelieferten Maschinen und Einrichtungen gibt es eine Sonderregelung im Rahmen des B-1-Visums: Es erlaubt die Einreise von Personen, die Spezialkenntnisse haben, welche notwendig sind, um die sich aus dem Kaufvertrag ergebenden Verpflichtungen zur Montage, Wartung, Reparatur oder Einarbeitung zu erfüllen; ausgenommen sind Bauarbeiten.
Das L-1-Visum ist für die firmeninterne Versetzung von Mitarbeitenden vorgesehen. Erforderlich hierfür ist, dass der Mitarbeiter innerhalb der drei vorangegangenen Jahre ein Jahr ständig bei diesem Arbeitgeber in Deutschland beschäftigt gewesen ist, und bei einer Filiale der Muttergesellschaft, einem angeschlossenen Unternehmen oder einer Tochtergesellschaft desselben Arbeitgebers in den USA in einer Managerfunktion, als leitende Angestellte oder spezialisierte Fachkraft tätig werden wird.
Ein E-2-Visum wird Unternehmern ausgestellt, die in den USA Investitionen tätigen wollen. Dabei muss neben weiteren Voraussetzungen die Firma real existieren und startbereit sein. Zudem muss die Investitionssumme beträchtlich (substantial) sein. Als beträchtlich angesehen wird eine Summe ab circa 100.000 US-Dollar.
"Für Arbeitseinsätze ist eine Tochtergesellschaft in den USA erforderlich"
Interview mit Hilde Holland: Sie vertritt seit mehr als 25 Jahren Privatpersonen sowie ausländische und inländische Unternehmen aus einer Vielzahl von Branchen in Fragen der US-Arbeitsvisa und -genehmigungen, der Beantragung einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung, der familienbasierten Einwanderung und der (doppelten) Staatsbürgerschaft.
Frau Holland, viele geschäftliche Reisen in die USA erfolgen visumsfrei mit einer ESTA-Einreisegenehmigung. Welche Aktivitäten sind auf dieser Route möglich?
Reisende unter ESTA können privat wie auch für bona fide Geschäftsreisen bis zu 90 Tage in die USA einreisen. Sie benötigen ein wirksames Rückflugticket innerhalb dieser 90 Tage.
Dann gibt es da noch das B-1-Visum. Wo ist der Unterschied?
Mit dem B-1-Visum (wird meistens als Kombi Visum B-1/B-2 ausgestellt), kann ein Geschäftsreisender bis zu 180 Tage in den USA verbleiben. Vorsicht: Die Reise kann nur für bona fide Geschäftsreisen (geschäftliche Besprechungen, Teilnahme an Messen etc.) benutzt werden, und der Reisende kann keine „produktive Arbeit“ gegen ein Entgelt ausführen.
Welche Arbeitsvisa kommen grundsätzlich in Betracht, wenn ein deutsches Unternehmen Mitarbeiter längerfristig in die USA entsenden möchten?
Viele Firmen beantragen L-1 oder E-2 Visa (firmeninterne Versetzung oder Treaty Investor). Für die Beantragung dieser Visakategorein ist allerdings eine Tochtergesellschaft in den USA notwendig.
Existieren Visakategorien für Handwerker?
Es gibt kein spezifisches „Handwerker“ Visum. Sollte der Visa Antragsteller spezielles Wissen in seinem Bereich haben, darüberhinausgehend eine grundlegende Ausbildung und 2+ Jahre Berufserfahrung, kann man ggf. ein L-1 oder ein E-2 Visum beantragen. Ein After Sales Service Visum kommt in der Regel für Handwerker, die im Bereich „Construction“ arbeiten, nicht in Betracht.
In den USA ist es in den letzten Jahren häufig zu Naturkatastrophen gekommen, wie zum Beispiel die Hurricanes in Florida oder den Bränden in Los Angeles. Existieren spezielle Visumskategorien für Handwerker, die sich an den Aufbauarbeiten beteiligen möchten?
Bedauerlicherweise existiert für diese Situationen kein spezielles Visum. In Folge einer Naturkatastrophe besteht ggf. die Möglichkeit, dass bereits anhängende Visapetitionen beschleunigt bearbeitet werden können oder eine beschleunigte Bearbeitung eines Visumsantrags beantragt wird.
Gibt es grundsätzlich Personalbedarf im amerikanischen Handwerk?
Absolut, da die Amerikaner eine „Lehre“ nicht kennen und die deutschen Handwerker viel besser geschult sind. Leider gibt es dann nur im oben beschriebenen Rahmen ein Arbeitsvisum.
Sozialversicherungsrecht
Oftmals verlassen sich Mitarbeiter, bei denen der deutsche Arbeitsvertrag im Rahmen der Entsendung weiterhin besteht, darauf, dass auch in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht die gewohnten gesetzlichen Regelungen zur Anwendung kommen. Im Sozialversicherungsrecht gilt allerdings das sogenannte Territorialprinzip: Wird ein Mitarbeiter in den USA tätig, finden grundsätzlich die sozialrechtlichen Vorschriften der USA auf ihn Anwendung.
Eine Ausnahme besteht nur in Fällen, in denen eine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinne vorliegt; dann verbleibt nach dem Sozialversicherungsabkommen mit den USA zumindest die Rentenversicherung in Deutschland. Die Voraussetzungen einer Entsendung liegen vor, wenn sich der Mitarbeiter auf Weisung seines Arbeitgebers ins Ausland begibt, um dort eine Beschäftigung für den deutschen Arbeitgeber auszuüben. Die Beschäftigung muss von vorneherein zeitlich begrenzt sein und darf nicht mehr als fünf Jahre überschreiten. Zudem muss eine Perspektive für eine anschließende Weiterbeschäftigung nach der Auslandsbeschäftigung bestehen.
Steht von Anfang an fest, dass zum Beispiel die Beschäftigung länger als fünf Jahre sein wird oder handelt es sich aus anderen Gründen nicht um eine Entsendung, kann eine eine sogenannte Ausnahmevereinbarung beantragt werden.
Weitere Informationen zu den sozialversicherungsrechtlichen Risiken finden sich in der Broschüre der Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) Arbeiten in den USA, Information zur Sozialversicherung.
Besteuerung des Arbeitnehmers
Ferner kann auch der Mitarbeiter im Rahmen der Entsendung in den USA persönlich steuerpflichtig werden. Für kurzfriste Entsendungen findet sich allerdings in Art. 15 Abs. 2 des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und den USA eine Ausnahme für die Steuerpflicht von Gehaltseinkünften. Insofern sich ein Mitarbeiter für weniger als 183 Tage im Kalenderjahr in den USA aufhält, die Vergütung von oder für einen Arbeitgeber gezahlt wird, der nicht in den USA ansässig ist und die Vergütung auch nicht von einer Betriebsstätte des ausländischen Arbeitgebers getragen wird, unterliegen die auf die Arbeitstage in den USA entfallenden Gehaltseinkünfte nicht der Besteuerung auf US-Bundesebene. In diesem Rahmen gilt es zudem zu beachten, dass sich auch eine Besteuerung auf Ebene der US-Bundesstaaten ergeben kann.
Weiterführende Informationen in Bezug auf die Besteuerung von Mitarbeitern im Rahmen einer Entsendung finden sich in der GTAI-Textsammlung Steuerrecht in den USA.
