Exportkontrolle und Compliance

Exportkontrolle ist Chefsache

Verpflichtet, die Exportkontrollvorschriften einzuhalten, ist der „Ausführer“. Dies ist grundsätzlich diejenige natürliche oder juristische Person, die Vertragspartner des Empfängers im Drittland ist und über die Versendung der Güter aus dem Zollgebiet der EU bzw. aus dem Inland bestimmt.

Davon zu unterscheiden ist der Ausfuhrverantwortliche. Sollen gelistete Güterexportiert werden, muss der Ausführer dem BAFA gegenüber schriftlich einen Ausfuhrverantwortlichen benennen. Er trifft alle Vorkehrungen, damit der Ausführer die Bestimmungen des Außenwirtschaftsrechts einhält.  Dazu gehört insbesondere die Ausarbeitung und Überwachung eines innerbetrieblichen Compliance – Programms. Eine instruktive Handreichung hierzu hat das BAFA entwickelt.

Exportkontrolle lässt sich nicht willkürlich delegieren. Der Ausfuhrverantwortliche muss zwingend Mitglied des vertretungsberechtigten Organs sein. Dies gilt jedenfalls dann, wenn dieses Mitglied weisungsbefugt ist. Eine bloße Prokura ist nicht ausreichend.  Der Ausfuhrverantwortliche ist auch der persönliche Ansprechpartner für die Zuverlässigkeitsprüfung in Genehmigungsverfahren.

Der Grundsatz der „Exportkontrolle als Chefsache“ gilt auch in der Wissenschaft. In den Fällen, in denen die Chefebene nicht weisungsbefugt ist gegenüber den Verantwortlichen für Forschungsprojekte, sind diese selbst Ausfuhrverantwortliche.

Im universitären Bereich ist Ausfuhrverantwortlicher der jeweilige Präsident der Universität, wenn es um Ausfuhren im Rahmen von Auftragsforschung sowie Forschungskooperationen geht. Im Übrigen nehmen die Professoren ihre Aufgaben in Forschung, Lehre und Prüfungen selbstständig und nicht weisungsgebunden wahr.

Wie beugt man vor?

Das „A und O“, um nicht mit Exportkontrollvorschriften in Konflikt zu geraten, ist ein effizientes „Compliance Programm“. Genehmigungen können davon abhängig sein, dass der Antragsteller die Einhaltung geltender Gesetze gewährleistet. Hierzu gehört es auch, ein effizientes Exportkontrollsystem zu etablieren. Wie intensiv die Prüfung durch das BAFA ausfällt, hängt von der Art des Antrags ab. Erstrebt das Unternehmen Sammelgenehmigungen, ist es nicht ausreichend, einen Ausfuhrverantwortlichen zu benennen, der dann versichert, dass er alle erforderlichen Maßnahmen trifft, um die Bestimmungen im Außenwirtschaftsverkehr einzuhalten. Vielmehr überprüft das BAFA in diesem Fall die schriftlichen Organisationsanweisungen auf Vollständigkeit und Angemessenheit und damit die Wirksamkeit des Compliance Systems. Kommt das BAFA im Rahmen einer Zuverlässigkeitsprüfung zum Schluss, dass das Unternehmen unzuverlässig ist (weil eben kein effizientes Compliance Programm besteht), hat dies die regelmäßige Ablehnung von Genehmigungsanträgen wie auch den möglichen Widerruf bestehender Genehmigungen zur Folge.

Darüber hinaus können Verstöße gegen das Außenwirtschaftsrecht sowohl strafrechtliche, wie auch zivilrechtliche und ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben. Insbesondere den Ausfuhrverantwortlichen trifft eine weitgehende straf- und bußgeldrechtliche Verantwortung für das Handeln der Mitarbeiter. Abgesehen davon sind „Exportskandale“ nicht selten willkommener Stoff für die Medien, was zu einem nachhaltigen Reputationsverlust des Unternehmens führen kann. Schließlich ist auch der Kostenaspekt zu beachten. Beachtet ein Unternehmen nicht die entsprechenden Exportkontrollvorschriften und muss deshalb sein Vorhaben abbrechen, kostet dies unnötig Zeit und Geld.

Man sieht also: konsequente Ausfuhrrechtliche Compliance ist nicht nur im Sinne des Gesetzgebers, sondern liegt nicht zuletzt auch im ureigensten Interesse des ausführenden Unternehmens selbst.

Wie muss nun ein solches Compliance-System ausgestaltet sein?

Unerlässlich ist das Bekenntnis der Unternehmensleitung zu den Zielen der Exportkontrolle. Es muss schriftlich verfasst sein und den Mitarbeitern gegenüber wiederkehrend kommuniziert werden.

Grundlage des Compliance-Programms ist eine Risikoanalyse, welche Compliance-Risiken des Außenwirtschaftsverkehrs identifiziert. Darauf aufbauend sind Zuständigkeiten im Bereich der Exportkontrolle klar und eindeutig zu formulieren. Wichtig ist, dass das mit der Exportkontrolle befasste Personal in der Lage ist, eine Transaktion zu stoppen und dem Ausfuhrverantwortlichen direkt zu berichten. Es müssen ausreichend personelle und technische Mittel für die Ausfuhrabwicklung bestehen. 

Herzstück des Compliance-Programms ist eine dokumentierte Ablauforganisation, in deren Rahmen alle erforderlichen Arbeits- und Organisationsanweisungen in einem Prozesshandbuch niedergelegt sind. Um sicherzustellen, dass dies auch entsprechend umgesetzt wird, ist ein entsprechendes Kontrollsystem erforderlich.

Weitere Einzelheiten hierzu enthält die vom BAFA erstellte Broschüre „firmeninterne Exportkontrolle“.

Bafa-Bescheide schaffen Rechtssicherheit

Im Falle der Unsicherheit, ob eine Ware von einer Liste erfasst ist, kann der Ausführer beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)  eine sog. „Auskunft zur Güterliste“ beantragen. Zu beachten ist allerdings, diese Auskunft nur eine Aussage dazu trifft, ob eine bestimmte Ware von einer Güterliste erfasst ist. Eine rechtsverbindliche und umfassende Auskunft über eine Genehmigungspflicht für eine konkrete Ausfuhr ist die Auskunft zur Güterliste nicht.

Möchte der Ausführer eine rechtsverbindliche Auskunft über eine etwaige fehlende Genehmigungspflicht für eine konkrete Ausfuhr erhalten, besteht die Möglichkeit der Beantragung eines sog. „Nullbescheides“. Mit diesem teilt das BAFA dann ggf. mit, dass eben keine Genehmigungspflicht für das konkrete Vorhaben besteht.