Dokumentationspflichten in Spanien

Bei Entsendungen

Auf Aufforderung der Arbeitsaufsichtsbehörde muss das entsendende Unternehmen mit entsprechenden Dokumenten nachweisen können, dass es die gesetzlichen Anforderungen des Entsendegesetzes einhält sowie dass es in seinem Heimatstaat ordnungsgemäß gegründet wurde. Letzteres erfolgt in der Regel über die sogenannte EU-Bescheinigung. Diese dient als Nachweis der beruflichen Qualifikation und ist bei der zuständigen IHK oder Handwerkskammer erhältlich.

Gemäß dem spanischen Entsendegesetz Nr. 45/1999 (Ley 45/1999, de 29 de noviembre, sobre el desplazamiento de trabajadores en el marco de una prestación de servicios transnacional) muss die grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungen vor Beginn der Arbeiten der spanischen Arbeitsbehörde (autoridad laboral) in der örtlich zuständigen Provinz angezeigt werden (Entsendemeldung nach Art. 5 Ley 45/1999). Von einer Entsendemitteilung (comunicación de desplazamiento) kann abgesehen werden, wenn die grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungen nicht länger als acht Tage dauert.

Das spanische Arbeitsministerium stellt hierzu umfangreiche Informationen auch in deutscher Sprache zur Verfügung. Welche Dokumente im Rahmen einer Entsendung stets mitzuführen sind, nennt der Abschnitt Checkliste für Entsendungen nach Spanien überblicksartig.

Im Bereich des Arbeitsschutzes

Der Unternehmer muss nach den spanischen Vorschriften Folgendes ausarbeiten beziehungsweise dokumentieren und aufbewahren, damit er diese Unterlagen gegebenenfalls der Arbeitsinspektion vorlegen kann:

1. Plan zur Vorbeugung von Arbeitsrisiken (plan de prevención de riesgos laborales): Er enthält die Organisationsstruktur, die Verantwortlichkeiten, die Funktionen, die Gewohnheiten, Verfahren, Prozesse und Ressourcen, die notwendig sind, um Risiken im Unternehmen zu vermeiden;
2. Bewertung der Risiken für die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz (evaluación de los riesgos), inklusive der Resultate der regelmäßig stattfindenden Kontrollen der Arbeitsbedingungen;
3. Planung der vorbeugenden Maßnahmen (planificación de la actividad preventiva);
4. Durchführung der Gesundheitskontrollen der Arbeitnehmer;
5. Zusammenhang von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten, wenn der Arbeitnehmer mehr als einen Arbeitstag arbeitsunfähig ist. In diesen Fällen muss der Unternehmer auch die zuständige Arbeitsbehörde schriftlich über die Schäden, die der Arbeitnehmer erlitten hat, informieren.

Bei Verträgen mit Subunternehmern im Bausektor

Wer mit dem Bauherrn direkt einen Vertrag zur Ausführung eines (Teils eines) Bauprojekts schließt und dafür weitere Subunternehmer einschaltet, ist verpflichtet, ein sogenanntes Buch über Verträge mit Subunternehmen (Libro de subcontratación) zu führen, Art. 13 der Königlichen Verordnung Nr. 1109/2007 (Real Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, por el que se desarrolla la Ley 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción). Ein Modell für dieses Buch findet man im Anhang III der Königlichen Verordnung Nr. 1109/2007.

Im Rahmen der arbeitsvertraglichen Beziehungen

Unternehmer sind verpflichtet, jedes Jahr für das Unternehmen einen Arbeitskalender (calendario laboral) auszuarbeiten. Diesen muss er an jeder Arbeitsstätte an einem sichtbaren Ort aushängen. Er enthält die Arbeitszeiten des Unternehmens, die Jahresarbeitszeit, die Verteilung der Werktage, die Feiertage, den Urlaub sowie sonstige freie Tage. Er muss vorab der Arbeitsaufsicht (autoridad laboral) vorgelegt werden. Die Generaldirektion für Arbeit (Dirección General de Empleo) des Ministeriums für Arbeit und soziale Sicherheit veröffentlicht jährlich im Oktober die offiziellen Feiertage des darauffolgenden Jahres. Die spanische Regierung stellt auf ihrer Webseite Übersichten zu den Feiertagen zur Verfügung.

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